MK-PR (Humas) "Manajemen Hubungan Masyarakat Dengan Pendidikan"

Manajemen Hubungan Masyarakat Dengan Pendidikan

Oleh : Ari Prabowo

1. Deskripsi

Humas Pendidikan yang umumnya disebut dengan istilah KomunikasiPendidikan.Disini tentu saja pengertian ini berbeda. Humas pendidikanmenekankan hubungan sedangkan komunikasi lebih menekankan kepada bentuk hubungan penyampaian informasi.Komunikasi dapat diartikan sebagai suatu proses penyampaian berita darisuatu sumber berita kepada orang lain. Memberikan berita kepada orang lainmerupakan proses pemindahan ide penyampaian berita sendiri maupun ide dariorang lain.Humas Pendidikan meliputi pembicaraan hubungan masyarakat luas yang pesannya berupa masalah-masalah pendidikan. Jadi dalam kegiatan humasterkandung suatu kegiatan komunikasi. Humas pendidikan bukan hanya terjadi pada di sekolah saja, akan tetapi dapat menyangkut semua bentuk komunikasitentang masalah pendidikan.Pentingnya Humas Pendidikan dapat diterangkan sebagai berikut:

1. Humas merupakan suatu kegiatan yang sangat diperlukan dalam semua pelaksanaan pekerjaan agar memiliki sarana untuk mengenalkan diri kepadamasyarakat luas tentang apa yang sedang dan akan dikerjakan.

2. Humas merupakan alat untuk menyebarkan gagasan kepada orang lain.

3. Humas dapat digunakan sebagai sarana untuk memperoleh bantuan yangdiperlikan dari orang atau badan lain.

4. Humas mendorong usaha seseorang atau suatu badan untuk membuka diriagar diberikanmasukan dengan kritik dan saran dari orang lain.

5. Humas memerlukan keingintahuan manusia dalam rangka memerlukan naluriuntuk selalu berkembang.

Kegiatan tatap muka misalnya
rapat bersama dengan pengurus BP3setempat, berkonsultasi dengan tokoh-tokoh masyarakat, melayani kunjungantamu dan sebagainya. Kegiatan eksternal tidak langsung adalah kegiatan yang berhubungan dengan masyarakat melalui perantaraan media tertentu, seperti:

a. Penyebaran informasi melalui televisiBerhasil tidaknya menggunakan televisi sebagai alat media publisitas sekolah,tergantung pada program yang telah disiapkan sebelumnya di dalam programitu disusun hal-hal atau pokok-pokok yang akan disajikan kepada penontonnya. Maka dari itu, informasi melalui televisi memerlukan persiapanyang lebih cermat daripada informasi melalui radio. Informasi melalui televisidapat dilaksanakan dengan cara ceramah biasa, wawancara, ceramah denganalat-alat peraga, diskusi, sandiwara, acara cerdas tangkas, kegiatan keseniandan sebagainya.

b. Penyebaran informasi melalui radioRadio merupakan media massa yang penting yang mampu menjangkau publik yang luas. Karena itu, sekolah dapat mengambil manfaat yang sebesar- besarnya dari radio ini untuk kepentingan publisitas. Beberapa hal yang penting seperti kapan pendaftaran siswa baru, kegiatan pendidikan dan datasekolah dapat diinformasikan ke luar melalui radio.

c. Penyebaran informasi melalui media cetak Yang dimaksud media cetak adalah surat kabar, majalah, buletin dansebagainya. Kadang-kadang semuanya ini disebut pers dalam arti sempit.Dalam hubungannya dengan kegiatan humas, pers dapat dikatakan sebagai penyalur informasi yang menguntungkan.

d. Pameran sekolahPameran sekolah dimaksud untuk menunjukkan hasil pekerjaan para siswaserta masyarakat pada umumnya.

e. Berusaha sendiri penerbitan majalah atau buletin sekolah dengan maksudditunjukkan kepada publik di luar sekolah. Majalah atau buletin ini dapat diisi berita-berita sekolah dan artikel-artikel karangan warga sekolah yang bersangkutan.

f. Penyampaian informasi melalui surat edaran.

g. Penggunaan papan pengumuman di sekolah.

h. Penyelenggaraan majalah dinding.

i. Menerbitkan buletin sekolah untuk dibagikan kepada warga sekolah.

j. Pemasangan iklan/pemberitahuan khusus melalui media massa padakesempatan-kesempatan tertentu.

Bertujuan untuk :

a. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan penyelenggaraan sekolah, situasidan perkembangannya.

b. Menampung sarana-sarana dan pendapat-pendapat dari warga sekolah dalamhubungannya dengan pembinaan dan pengembangan sekolah.

c. Dapat memelihara hubungan yang harmonis dan terciptanya kerja sama antar warga sekolah sendiri.

Dalam bidang partisipasi antara lain :

a. Kurikulum terutama yang local

b. Alat-alat belajar

c. Dana

d. Material untuk bangunan gedung

e. Auditing Keuangan

f. Kontrol terhadap kegiatan-kegiatan sekolah dan sejenisnya

Dalam cara partisipasinya antara lain :

a. Ikut dalam pertemuan

b. Datang ke sekolah

c. Lewat surat

d. Lewat telepon

e. Ikut malam kesenian dan sejenisnya

Pola pelaksanaan hubungan sekolah dengan masyarakat

a. PERENCANAAN

Perencanaan program hubungan sekolah dengan masyarakat ini tentu tidak terlepas dari perencanaan program kerja secara keseluruhan.

Langkah-langkah:

1. Identifikasi masalahPada identifikasi masalah ini perlu disepakati apa yang merupakanmasalah utama pada saat itu/ tahun pelajaran yang bersangkutan.

2. Perumusan masalahAda beberapa masalah dalam upaya peningkatan mutu pendidikan itu.Umpamanya NEM siswa pemasok, sarana pendidikan, peralatan pendidikan, kurikulum, dana dan kualitas guru. Dari enam komponen inidipilih yang memerlukan kerjasama dengan masyarakat (bentuknya,caranya, dan sebagainya).

3. Perumusan TujuanSesuai kebijakan Depdikbud peningkatan kualitas pendidikan makatujuannya untuk SMP supaya lebih banyak tamatannya dapat diterima diSMA “terkenal” atau “Sekolah Unggulan”. Lalu upaya apa pula yang bisadirancang untuk menjadikan hubungan sekolah dengan masyarakattersebut dapat membantu.

4. Analisis dan seleksi alternatif pemecahan masalahSatu persatu dari enam komponen di atas dicarikan alternatif pemecahannya dalam kaitan dengan hubungan sekolah denganmasyarakat.

5. Identifikasi sumber penunjang/ hambatan, untuk perumusan masalah, perumusan tujuan dan analisis seleksi alternatif pemecahan masalah.Untuk mengetahui sumber penunjang ini, melalui guru BP dapatdiinventarisasi potensi yang ada pada orang tua siswa (sesuai kemampuan profesionalnya).Bagitu juga anggota masyarakat setempat Sebagai contoh: untuk mengupayakan bantuan pemerintah daerah, orangtua siswa yang bertugas disana dapat diharapkan bantuannya.Begitu juga para professional lainnya seperti dokter, ilmuwan, dermawan,ahli tekhnik, dan lain-lain sesuai kebutuhan.

6. Penyusunan ProgramApa saja yang perlu dilakukan untuk membangun hubungan kerjasamaantara sekolah dengan masyarakat.

7. Menyusun jadwal pertemuan dan kegiatan tahun pelajaran.

b. PELAKSAAN

1. Menyampaikan rencana di atas kepada orang tua siswa melalui rapat berturut-turut, pengurus BP3, perwakilah orang tua siswa tiap kelasmaupun dalam rapat pleno waktunya akhir Juli sampai dengan awal agustus.

2. Mengundang para alumni melalui pengurusnya untuk hal yang sama. Jika belum ada pengurusnya, diusahakan membentuknya. Waktunya jugaAgustus.

3. Mengumpulkan orang tua siswa tertentu tadi dan beberapa tokohmasyarakat juga untuk maksud yang sama.

c. PENGORGANISASIAN

1. Mengukuhkan atau memilih pengurus baru BP3, Alumni dan panitia(sesuai tuntutan).

2. Menjelaskan uraian tugas dan kerangka organisasi sehingga jelas siapamenangani apa bertanggung jawab kepada siapa. Kaitan tugas danwewenang bagaimana dan sebagainya.

3. Menyusun program kegiatan.

d. LAPORAN / AWAL PROGRAM TAHUN PELAJARAN

1. Setiap semester dibuat laporan terperinci dan disampaikan kepada anggota.

2. Laporan/ awal tahun pelajaranMelalui pengawasan dan laporan ini akan dapat diukur pelaksanaan(implementasi) program tadi. Kriteria keberhasilan seperti: jumlah yang diterima pada sekolah yang disenangi atau unggulan meningkat; kerjasamadengan orang tua bertambah baik (antara lain dapat dilihat pada prosentase prestasi kepala sekolah) dapat dipakai sebagai pengukur keberhasilan.Kemudian hasil tersebut digunakan sebaga feedback untuk menyusun program selanjutnya.

Proses Kegiatan Humas

Pada dasarnya proses kegiatan humas dapat ditempuh melalui lima tahap, yaitu.

1. Tahap Persiapan

Pada tahap pesiapan petugas humas mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan tugasnya, meliputi bahan informasi(message) yang akan disampaikan kepada publik media yang akan digunakan, rumusantentang maksud dan tujuan yang ingin dicapai, serta fasilitas yangdibutuhkan, antara lain waktu, tempat, dan sarana penunjang lainnya. Langkah pertama adalah mempersiapkan bahan informasi, yaitu dengancara mengumpulkan data atau bahan-bahan penting mengenai suatu instansiatau lembaga.Pada dasarnya data atau bahan di sekolah berkisar pada datasarana fisik, kepegawaian (guru), kesiswaan, pelaksanaan kurikulum, prestasi belajar siswa, kondisi keuangan sekolah, serta hambatan atau berbagai persoalan yang sedang dihadapi.Sebelum melakukan kegiatan humas, petugas harus menyiapkan dan menguasai seluruh data mengenai hal-haltersebut di atas. Data yang dipilih tentu saja data yang memiliki relevansidengan tema, maksud, dan tujuan kegiatan humas yang akan dilakukansekolah. Tanpa penguasaan bahan informasi yang bersangkutan,dikhawatirkan petugas humas akan berhenti dan tidak dapat berbicara didepan publiknya, baik lesanmaupun tertulis melalui media cetak. Untuk menunjang kelancaran kegiatan humas, data dan bahan informasi harusdikumpulkan selengkap mungkin. Hal itu disebut fack finding, yan bersumber pada lembaganya sehingga kita tidak akan kerepotan seandainya pihak luar sewaktu-waktu memerlukan data untuk merealisasikan suatukerjasama.

Langkah kedua adalah menentukan media yang akan digunakan. Terdapatdua kemungkinan media yang dapat dipilih, yakni media cetak (printedmedia) dan media elektronik (electronic media). Media cetak dapat berupaselebaran, pamflet, folder, buletin, majalah, jurnal, surat kabar, dan spanduk,sedangkan media elektronik, misalnya televisi, film, slide, dan radio. Akan tetapi, terdapat juga kegiatan humas yang tidak memerlukan media.Kegiatanitu disebut kegiatan langsung atau tatap muka (face toface). Dalam kegiatantatap muka, petugas humas memerlukan sarana atau fasilitas khusus yangharus dipersiapkan sebelumnya, misalnya ruang pertemuan, pengeras suara,tape recorder, proyektor, slide, film, tustel, papan tulis, daftar hadir, kartu, bagan, skema, dan bahan informasi yang telah distensil atau dicetak, yangrelevan dengan kepentingantatap muka. Apabila media cetak, misalnya surat kabar, dipilih sebagai mediakomunikasi dengan masyarakat, hal-hal yang harus diperhatikan petugashumas, antara lain mengumpulkan data sebagai bahan informasi, menyusun bahan secara sistematis (tertulis, serta mengetik dan mengonsultasikan bahankepada pimpinan lembaga bersangkutan. Jika pimpinan telah menyetujui isiinformasi yang akan disebarluaskan melalui surat kabar, kemudian petugashumas mengirimkan informasi tersebut kepada redaksi surat kabar dengan permohonan untuk dimuat. Dalam hal pimpinan lembaga, instansi, ataukepala sekolah merangkap sebagai petugas humas, konsultasi dengan pimpinan tidak diperlukan.Sementara itu, untuk media cetak lainnya, persiapan yang harus dilakukan tidak banyak berbeda.Demikian juga jikamenggunakan media elektronik, kecuali televisi dan slide suara (sound slide).Setelah media yang dipilih sesuai dengan kepentingan, langkah berikutnyaadalah persiapan khusus bagi kegiatan tatap muka. Fasilitas yang aharusdipersiapkan adalah kepastian waktu, tempat atau ruang kegiatan, dan sarana lain yang dipandang perlu. Pembiayaan pun harus dipersiapkan pada tahap ini.

2. Tahap Pelaksanaan

Pada tahap ini petugas humas melaksanakan kegiatan yang telah dipersiapkansebelumnya dan diusahakan dapat terlaksana.Pesan hendaknya disampaikandengan baik, baik menggunakan media atau tidak. Demikian pula waktu,tempat, atau sarana penunjang yang ada harus dimanfaatkan dengan efektif dan efisien.

3. Tahap Pengecekan Tanggapan MasyarakatPada tahap ini petugas humas berusaha mengetahui dengan pasti apakahkegiatan yang telah dilakukan mendapat tanggapan dan sambutan positif darimasyarakat? Tanggapan tersebut dapat disampaikan secara langsung maupuntidak langsung. Tanggapan tersebut dapat berbentuk dukungan moral, bantuantenaga dan pemikiran, atau mungkin bantuan materi.

4. Tahap Penilaian dan Pengontrolan HasilPada tahap ini petugas melakukan evaluasi pencapaian maksud dan tujuankegiatan humas yang baru dilaksanakan. Tolok ukur yang digunakan ialahrumusan tujuan yang telah dibuat pada tahap persiapan. Apabila tidak terdapat penyimpangan tujuan, kegiatan huas dapat dikatakan berhasil. Dengan perkataan lain, akan tampak seberapa besar partisipasi, pengertian, dukungan, bantuan, dan kerjasama yang ditimbulkan masyarakat terhadap instansi ataulembaga bersangkutan. Jadi, melalui pengamatan yang cermat petugas humasdapat melakukan pengontrolan hasil kegiatan.

5. Tahap Pemberian Saran kepada PimpinanBerdasarkan simpulan yang ditarik dari tahapan keempat, petugas humaswajib melaporkan semua kegiatan yang telah dilaksanakan kepada pimpinan.Laporan itu dilengkapi dengan saran, anjuran, himbauan, atau rekomendasitindak lanjut yang harus dilakukan pimpinan instansi sehubungan dengan persoalan yang sedang dihadapi. Melalui asas tersebut, hubungan intern antara petugas humas dan atasannya, terutama hubungan langsung atau tatap muka,dituntut dapat berjalan lancar tanpa hambatan

Hubungan masyarakat di lembaga pendidikan Sekolah Dasar dengan pelaksanaan di lembaga pendidikan lainnya, Tidak terdapat perbedaan yangmendasar dalam pelaksanaannya. Pada lembaga pendidikan Sekolah Dasar,dukungan orang tua dan masyarakat cenderung cukup menonjol. Hal itu beralasankarena lembaga pendidikan sekolah dasar banyak tersebar hingga pelosok masyarakat.Kondisi ini merupakan sebuah keuntungan sekaligus peluang untuk memaksimalkan dukungan masyarakat bagi pengembangan lembaga pendidikansekolah dasar.Orang tua memilikipartisipasi yang cukup tinggi untuk kemajuananak-anaknya.Potensi inilah yang harus ditangkap oleh pihak lembaga pendidikan sekolah dasar. Bentuk-bentuk hubungan masyarakat tergantung pada beberapa hal, antara lain:

1. Lokasi lembaga pendidikan sekolah dasar

2. Potensi masyarakat setempat

3. Dukungan dari orang tua siswa

4. Dukungan pemerintah setempat

5. Kemampuan lembaga sekolah dasar untuk menangkap peluang danmengembangkannya.

Kegagalan pelaksanaan hubungan lembaga pendidikan dengan masyarakatseringkali disebabkan oleh ketidaksiapan lembaga pendidikan untuk mengikutidinamika perkembangan masyarakat yang semakin maju. Bentuk dukunganmasyarakat saat ini cukup bervariasi sehingga memerlukan kreativitas untuk mengembangkan dukungan tersebut